時間のない場合のプレゼン

時間の制約がある中でどう伝えるか？

先日、大分県建設業協会津久見支部さんからの依頼で、合同企業説明会のお手伝いに行ってきました。
津久見市内の中学生、高校生対象のイベントで、地元の産業、仕事を知ってもらおうという主旨。
学生はいくつかの班に分かれて、1ブース20分で順番に回っていくスタイルです。
ということは、1回20分でプレゼン+質疑応答を済ませるという時間的制約があります。
今日は、時間的制約、特に短い時間の場合のプレゼンについて、注意すべき点などをシェアしたいと思います。

こんにちは。広告業界出身の土木偏愛者、おがしんです。

会社説明会などで学生さん向けにプレゼンする機会も多いと思います。
その際に必ず”時間的制約”はつきまといます。
持ち時間が短い場合に、困ったことやうまくいかなかった経験がありませんか？
伝えたいことがたくさんありすぎて、時間オーバーしたり、話の途中で終わってしまったり。
あるいは、時間を気にするあまり焦って話してしまって、よく伝わらなかったり。

僕も広告業界にいた若かりしころは、よく失敗していました（笑）

伝えたいことを明確に。そして絞ること。

今回私がお手伝いで行った”つくみ産業博”というイベントは、地元津久見市の中学3年生、高校1年生、2年生が参加します。
そして、1回あたりの持ち時間は20分でした。
本来は、私はプレゼン用の資料を作成することと、現地でプレゼン具合を拝見してアドバイスする役目だったんですが、｢小川さん、お手本見せてよ｣って話になり、当日の朝、急遽プレゼンすることが決まったんですよね。
一瞬｢いやいやいや｣って思ったけど、｢せっかくだから、いっちょやってみるか｣ってことで、いろいろ考えました。

私がこの状況で考慮した点は次のとおりです。

1.20分の制約の中でなにを伝えるか
2.話を聴く学生達の仕事、就職に対する意識
3.質疑応答の進行方法

これらを総合的に考えて出した結論としては、ひとつのことだけでいいので、覚えて帰って欲しいということです。
細々したことをたくさん伝えたとしても、伝えきれないし、どうせ忘れてしまいます。
なので話を聴いてくれた学生が｢建設業って、世の中で欠かせない重要な仕事なんだ｣ということだけでも覚えて帰って欲しいなと。

建設協会の取り組みなども紹介しましたが、メインは｢建設業が皆さんの暮らしを支えている｣という話です。
彼らは、まだそこまで具体的に就職のことを考えている学年でもありません。
であれば、細かい話よりも建設業の重要性や価値を身近に感じてもらえるようにしたかった。
みんなの当たり前は、その当たり前をつくっている人たちがいるんだよ。そんな話を共有したかったのです。
協会の成り立ちやら、具体的な仕事内容やらを話していては、時間も足りないし、彼らにとっては興味は湧きづらい。結果として記憶に残らないってことに。

そして質疑応答の進め方。
貴重なパートではありますが、時間を無駄に使ってしまう危険性もあります。
なので、そこにも少しだけ工夫を入れました。
よく｢何か質問ありませんか？｣って聞くでしょ？
この学年の生徒たちに、そんな聞き方したところで、質問なんて出てくるわけないと思うんですよね。
そこで、最初から｢よくある質問｣を準備しておいて、それを順番に回答しながら生徒達と対話する形式にしました。
このように｢よくある質問｣みたいな具体的なものを見たときに初めて、｢あ、確かにそれ気になるな｣って思うくらいの状況なんです。
｢よくある質問｣を10個くらい準備しておいて、｢どれが気になる？｣って聞いてみてはどうでしょう？
選択肢があった方が選びやすい(質問しやすい)ので、結果的に質疑応答が中身の濃いものになりますよ。

時間的制約のあるプレゼンでは、伝えたいことを徹底的に絞ることが大切です。
そして、足りない部分は配布資料などで補完すればOKです。

誰に：伝えたい相手の状況や心理まで考える
何を伝えて：ひとつだけに絞ってみる
どうして欲しい：記憶に残って、後で話題にしてもらえるように

今回は急遽プレゼンすることになったので、事前準備する時間はほとんどありませんでしたが、なかなかいい経験ができました。
いや〜、プレゼンって本当に奥が深いなって思います。

プレゼンテーションスキルアップ研修をやっているので、興味ある方は是非ご相談くださいね。伝わり方が変わるだけで、目に見えて成果が出やすくなりますよ。

最後まで読んでくださり、ありがとうございます！

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小川慎太郎(通称：おがしん)／土木広報コンサルタント

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